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18/02/2013

管理老闆的三個秘訣

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  • 潘少權

    潘少權

    資深傳媒人,為香港免費報章《晴報》創刊總編輯;曾擔任美國《讀者文摘》亞洲區中文版總編輯,負責香港、內地、台灣和東南亞出版工作。此前,在職香港經濟日報集團時為《經濟日報》副總編輯,兼任經濟日報出版社副社長,並主編《ezone》和《置業家居》等雜誌。他又是多本暢銷書,如《九七日誌之當年今日》、《駕車郊遊指南》、《百年智慧•管理經典》、《一分鐘管理》的作者。曾在中資、華資、歐資和美資公司工作,閑時外遊,喜歡讀書。

    辦公室政治

  很少有管理人了解管理老闆的重要,甚至認為不可能做得到。員工總是對老闆滿腹牢騷,卻根本沒試過要管理老闆。其實,管理老闆比管理下屬還要來得容易。

 

秘訣1:使老闆有效能、有成績

 

  上世紀最具影響力的管理大師Peter F. Drucker說管理老闆的第一項準則,便是了解身為下屬的義務,是要盡量使老闆有效能、有成績,同時也符合下屬自身的利益。畢竟,一個人成功的最佳處方,便是替一位有好前途的老闆工作。

 

  因此,員工必須走到老闆身邊,至少一年一次,然後問:「我和手下該怎樣做才能協助你?我們做哪些事會阻礙你,令你日子不好過?」這項準則看似簡單易懂,卻少有人去做,因為即使是有效率的管理人,也多半以為要替下屬的工作負責,因此對老闆的表現和效率並不需要負任何責任。

 

  既然管理人須為他人的表現負責,那麼老闆也一樣。所以管理人一定要找到老闆的需要,並了解到底是甚麼人、事、物阻礙了老闆。

 

  管理人必須明白老闆只是一個人和獨立的個體,世上沒有兩個工作表現或行事完全一樣的人。下屬的工作不是改造、再教育老闆,而是要幫助具獨特個人特質的老闆。每個老闆都具特質,會說「好話」和「壞話」,他亦需要工作上的保障。

 

秘訣2:分析你的老闆,助他展現長處

 

  若要管理好老闆,就必須深思︰老闆是要我每個月來一次三十分鐘報告我部門的表現、計劃和問題,還是任何事都要報告或討論,或有任何改變和行動時就要去找他?

 

  老闆是要我把內容寫成一份書面報告,在報告中附上圖表、目錄,並且用檔案夾夾好呈送給他,還是作口頭報告即可?換句話說︰老闆是偏好閱讀還是聆聽呢?

 

  此外,老闆是希望早上到達辦公室時資料就擺在手邊,還是希望在下班時拿到?管理層之間若有任何分歧時,老闆會盼望如何處理這種問題?

 

  他是要我們自行化解,並且報告事後的共識,還是要我們以詳細、完整的紀錄,報告我們的歧見?

 

  管理人還要了解老闆最擅長的是甚麼,他的長處是甚麼,老闆的限制及弱點在哪裏—這是管理人必須支持、協助和彌補不足的領域。

 

  管理人的職責是助人展現長處,減輕弱點的影響,這項原則也充分適用於老闆身上。例如老闆長處是marketing,但是對finance的數字和分析卻不在行,管理老闆的意義即表示︰仍要由老闆負責marketing的決策,但是要事先為他準備好深入的財務分析。

 

  絕大部分打工仔從來不會這樣去「分析」你的老闆,這樣「服侍」你的老闆。而少數正在做的,已經成為我們口中的擦鞋仔。是我們simple, sometimes naive,還是他們先知先覺呢?

 

秘訣3:讓老闆明白,他能對你有何期望

 

  管理老闆的最後一項原則,是讓老闆明白到他能對你有甚麼期望。你及手下的精力應該投放在哪些工作目標上?優先課題是甚麼?排在後頭的又是甚麼?

 

  管理人毋須事事尋求老闆的贊同,但老闆必須知道你在忙甚麼,對你能有何期望。畢竟老闆也要為下屬的表現向上司負責。

 

  一個超級管理大師如此說,對你有沒有啟示呢?

 

 

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